連載・福祉DX‐2：【職種別】サービス管理責任者編
膨大な書類と業務の棚卸を支える「最強の壁打ちAI」
【現実】事業所の心臓部を縛り付ける「書類の山」
こんにちは、ぽぷら事業所のDX推進担当者です。就労継続支援B型事業所において、サービス管理責任者（以下、サビ管）は支援の「心臓部」です。利用者一人ひとりの人生に寄り添い、強みや課題を見つけ出し、「個別支援計画」という道標を作る。現場のスタッフを束ね、関係機関と連携する。本来であれば、最も多くの時間を「人と向き合う」ことに使わなければならない立場です。
しかし、実際のサビ管のデスクはどうでしょうか。
新規利用者のアセスメントシート作成から始まり、半年ごとの個別支援計画の更新、それに伴うモニタリング記録、担当者会議の議事録。さらに、自治体への申請書類や監査に向けた記録の整備など、期限に追われる書類の山が常に積まれています。
現場のトラブル対応や相談業務で1日が終わってしまい、肝心の書類作成に取り掛かれるのは、利用者が帰宅し、他のスタッフも退勤した後の静まり返った事業所。残業をして「書類をこなすためだけの時間」を捻出しているのが、多くのサビ管が直面している過酷なリアルです。
【課題】「考える時間」の消失と、属人化する支援の限界
この書類業務の多さは、単に「疲れる」という身体的な問題だけにとどまりません。事業所にとって致命的な課題を引き起こします。
「考える時間」の消失： 書類の枠を埋めること、期限に間に合わせることが目的化してしまい、本来最も重要な「この方にとって、本当に必要な支援は何か？」をじっくりと熟考する時間が奪われます。
支援の属人化と孤立： 膨大な業務に追われる中、支援方針の決定がサビ管一人の頭脳（記憶と経験）だけに依存してしまいます。「自分以外の視点」を取り入れる余裕がなくなり、サビ管自身も孤独なプレッシャーを抱え込むことになります。
業務の棚卸ができない： 「忙しすぎて、なぜ忙しいのかを分析する時間がない」という状態に陥り、非効率な手順や重複した書類作業が見過ごされ、長年そのまま放置されてしまいます。
サビ管が書類の海で溺れてしまえば、現場の支援員も指針を見失い、組織全体の支援の質が低下していく負のスパイラルに陥ってしまいます。
【対策】AIを「最強の同僚」にし、書類作成の高速化と業務の棚卸を行う
この状況を打破するために、AIを「優秀な事務アシスタント」として、そして「支援の相談ができる同僚」として活用します。
業務の棚卸とプロセスの標準化： 「現在、個別支援計画の作成にこれだけの工程とフォーマットを使っています。重複をなくし、より効率化するための改善案を出して」とAIに相談します。長年の慣習にとらわれないAIの視点で業務フローを整理することで、無駄を削ぎ落とすことができます。
書類作成の圧倒的な高速化（下書きの自動化）： 日々の短い支援メモや箇条書きのキーワードをAIに入力し、「これを監査にも対応できる、フォーマルなモニタリング記録の文章に書き直して」と指示します。ゼロから文章をひねり出す苦労がなくなり、数十分かかっていた書類作成が数分で完了するようになります。サビ管は「AIが作った下書きをチェックして修正するだけ」になり、作業負担が劇的に軽減されます。
【重要】絶対に守るべきAI活用の鉄則：個人情報の徹底保護
アセスメントシートなどをAIに読み込ませる際、福祉専門職として絶対に守らなければならないルールがあります。それは「個人情報の徹底保護（匿名化）」です。
無料版AIの利用リスクを理解する： 無料版の生成AI（GeminiやChatGPTなど）は、入力したデータをAIの学習素材として利用する設定になっている場合があります。万が一の漏洩リスクを防ぐため、業務で機密情報を扱う際は、データが学習に利用されないエンタープライズ版（法人向けプラン）や、Google AI Proなどの有料プランで「アクティビティをオフ（学習させない設定）」にして使用することを強く推奨します。（無料版をそのまま業務で使うことはお勧めしません）
徹底した「黒塗り」と「上塗り」の実施： AIに画像を読み込ませる前に、必ず個人情報を消去してください。
【手順例】
紙の資料の場合：原本のコピーをとり、名前、生年月日、住所などの個人を特定できる部分をマジックで「黒塗り」してからスキャンする。
デジタルデータの場合：タブレットやPCの画像編集機能等を使い、個人情報部分を完全に「上塗り」して隠す。
AIには「Aさん」「利用者B」といったアルファベットや仮名で情報を渡し、完成した文章をワード等に貼り付けた後、ご自身の手で本名に書き換える。この「ひと手間」を仕組み化することが、安全な福祉DXの絶対条件です。
【当事業所の挑戦】BWAP2とMSPAデータをAIで「希望の言葉」に翻訳する
書類業務の時間が圧縮され、サビ管に「考える時間」の余白が生まれ、安全にデータを扱うルールが確立できた時、初めて事業所独自の専門性を深く追求できるようになります。
ぽぷら事業所では、エビデンスに基づいた支援を行うため、「BWAP2：ビーワップツー（基礎的仕事スキル評価）」や「MSPA：エムスパ（発達障害の要支援度評価）」といった客観的なアセスメントツールを導入しています。
サビ管は「匿名化した客観的データ」をAIに読み込ませ、「最強の壁打ち相手」として活用します。
「このMSPAの特性チャートと、BWAP2のスコアを持つ利用者に対し、B型でどのような作業を提供すれば強みが活かせるか、3つの仮説を立てて」と指示することで、人間の思い込みを排除した多角的な視点を得ることができます。
さらに、ここが最も重要なポイントです。 専門的で客観的すぎるデータ（時に本人の苦手な部分を突きつける数値）を、そのまま本人に見せても伝わりません。そこでAIに「このアセスメント結果を、利用者本人が読んで自己肯定感が上がり、明日から頑張ろうと思えるような、優しく分かりやすい言葉に変換して」と指示します。
AIを通すことで、専門的なデータは単なる評価書類ではなく、利用者本人と未来を共有するための「温かい共通言語」に生まれ変わるのです。
【実践編】明日から使える！サビ管専用の「Gem」設定とプロンプト例
サビ管の専門的な壁打ち相手として、Google AI Proの機能である「Gem（カスタマイズ専用AI）」を設定しましょう。 ※前述の通り、情報漏洩を防ぐため有料プランでの利用を前提としています。
■ Gemの設定手順
Geminiの画面左側メニューから「Gemマネージャー」を開き、「新しいGem」を作成します。
Gemの名称を「サビ管の壁打ちパートナー」などに設定します。
「手順（インストラクション）」に以下をコピー＆ペーストして保存します。
■ 手順（インストラクション）に入力するプロンプト
あなたは就労継続支援B型事業所の優秀なサービス管理責任者（サビ管）のパートナーです。 私が提示する情報をもとに、書類作成のサポートと支援方針の壁打ちを行ってください。
【基本設定】
・目的：サビ管の書類作成時間の短縮、業務プロセスの効率化、および客観的データに基づいた個別支援計画の作成。
・回答のルール：私が入力した箇条書きのメモを、公式な支援記録として使える適切な文章にリライトしてください。また、アセスメント情報から支援の仮説を立てる際は、専門用語をできるだけ噛み砕き、最終的には「利用者本人が読んで前向きになれる言葉」で出力してください。
■ 毎日の使い方（普段の会話用プロンプト例）
日々の記録や計画作成の際に、以下のように指示を出します。
【プロンプト例】
来月更新予定のBさんのモニタリング記録を作成します。
以下のキーワードをもとに、公式な書類として提出できる文章にまとめてください。
・最近、朝の挨拶が自分からできるようになった
・手先の作業は集中しているが、30分を超えるとミスが増える
・次回の目標は「集中する時間を少しずつ延ばすための、こまめな休憩の取り方の習得」にしたい
コーヒーブレイク：DXへの助走【組織DXのロードマップ】レベル1→2：翻訳家への兆し？
■ 今回のストーリー 「サビ管さん、この前の個別支援計画の件、AIに下書きさせてみました！」 意気揚々とプリントアウトした紙を持ってくるDX担当スタッフ。 サビ管が目を通すと、そこには確かに立派な計画案が書かれています。しかし……。
「うーん……内容は論理的で完璧なんだけど、文章が硬すぎるのよね。このままじゃ、現場の支援員には意図が伝わりにくいし、利用者さんに見せたらびっくりしちゃうかも」
その言葉にハッとするDX担当。「そうか、AIが出した答えは『正解』かもしれないけど、それがそのまま『現場の正解』になるわけじゃないんだ……」
■ DX担当レベル1→2への成長とは？ 新しいツールを面白がって使う「レベル1」から一歩進んだ瞬間です。 AIが出力した無機質なテキストを、そのまま現場に丸投げするのではなく、サビ管や支援員、そして利用者本人が「直感的に分かりやすい言葉」に整えてから渡す。
AIと現場の間に入り、福祉の心を持って情報を変換する「トランスレーター（翻訳家）」としての視点が芽生えた時、組織のDXは単なる効率化ツールを超えて、血の通った支援の輪に溶け込み始めます。
（次回、第3回「サービス管理責任者編（２）：本人とアセスメントを共有する新たな支援」へ続く）